Een Nederlandse handelaar in technische apparatuur verkoopt al snel verder dan Europa. Een modem gaat naar Kenia, een versterker naar Indonesië, een complete installatie naar het Midden-Oosten. Dat levert mooie orders op, maar ook vragen die bij binnenlandse verkoop nooit spelen. Wie betaalt de vracht? Wanneer gaat het eigendom over? En mag het apparaat eigenlijk wel naar dat land? Bedrijven die dat vooraf vastleggen, voorkomen discussies achteraf.

Ex Works: duidelijk over wie wat regelt

Veel exporteurs van professionele apparatuur werken met de Incoterm Ex Works, afgekort EXW. De verkoper stelt de goederen beschikbaar op het eigen adres in Nederland. Vanaf dat moment regelt de koper het transport, de verzekering en de inklaring in het land van bestemming. Het voordeel voor de verkoper is overzicht: er is geen discussie over een zending die onderweg vastloopt bij de douane in een ander werelddeel.

Voor de koper betekent het dat de prijs op de offerte niet de eindprijs is. Vracht, verzekering, invoerrechten en btw in het eigen land komen erbij. Een goede leverancier zegt dat ook letterlijk in de voorwaarden, zodat een koper in Lagos of Jakarta weet waar hij aan toe is. Wie een zware versterker of een antenne laat ophalen, regelt daarnaast vaak zelf een heftruck op de plek van aflevering.

Betaling vooraf bij nieuwe relaties

Bij export naar een onbekende koper buiten de EU is een incassotraject vrijwel onbegonnen werk. Daarom vragen veel handelaren honderd procent vooruitbetaling na bevestiging van de order. Dat klinkt streng, maar het is in deze markt gebruikelijk en kopers zijn eraan gewend. Daar hoort een tweede afspraak bij: het eigendom gaat pas over na volledige betaling. Ook een annuleringsregeling hoort op papier. Een apparaat dat speciaal is klaargezet of getest, kan niet zomaar terug in de verkoop.

Sancties en exportregels

Niet elk land is een toegestane bestemming. Voor Rusland en Belarus gelden Europese sancties, en ook voor landen als Iran en Noord-Korea liggen strenge beperkingen. Voor satelliet- en communicatieapparatuur geldt bovendien dat een deel ervan onder regels voor goederen voor tweeërlei gebruik kan vallen. Een exporteur doet er goed aan landen waar niet aan geleverd wordt al in de webshop uit te sluiten, zodat een bestelling met zo’n factuuradres niet eens binnenkomt. Dat scheelt een lastig gesprek en het voorkomt een overtreding.

Garantie en defecten over de grens

Bij gebruikte apparatuur speelt de vraag wat er gebeurt als een unit niet werkt bij aankomst. Een heldere regeling noemt een termijn waarbinnen de koper zo’n melding moet doen, bijvoorbeeld zeven dagen na ontvangst. Daarna gaat de unit terug met een retournummer, wordt hij getest en volgt vervanging, reparatie of terugbetaling van de waarde. Vaak deelt men de verzendkosten: de koper betaalt de heenweg, de verkoper de terugweg. Zo’n regeling hoort zichtbaar op de website, niet alleen in een pdf bij de factuur.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een bedrijf dat dit al jaren zo doet, is AI-SAT uit Bergschenhoek. Het levert sinds 2007 nieuwe en gebruikte satelliet-, broadcast- en RF-apparatuur aan klanten in meer dan zestig landen. Prijzen zijn Ex Works Nederland, betaling gaat vooraf en landen onder sancties zijn in de webshop uitgesloten. Het assortiment, van modems en encoders tot antennes en versterkers, staat met prijs en conditie op ai-sat.com.

Vooraf vastleggen loont

Exporteren buiten de EU vraagt geen ingewikkelde constructies, wel duidelijke afspraken. Leveringsconditie, betaling, eigendomsoverdracht, landenbeperkingen en een regeling voor defecten: wie die vijf punten op de website en in de offerte heeft staan, verkoopt met minder risico en houdt meer tijd over voor de klant zelf.